Het organiseren van een personeelsbijeenkomst heeft fiscale gevolgen. Daarbij is er verschil tussen een bijeenkomst op de zaak en een bijeenkomst op een externe locatie. In dit blog lees je hoe je een personeelsbijeenkomst fiscaal gunstig kunt organiseren.
Personeelsbijeenkomst op de zaak
Een personeelsbijeenkomst op de zaak is de voordeligste optie. Niet alleen vanwege de lagere kosten, maar ook door de belastingheffing.
Het grote verschil zit in de loonheffing. Bij een bijeenkomst op de zaak vallen de kosten voor consumpties voor de loonheffing onder de nihilwaardering. Dat betekent dat de deze bijeenkomst geen belast loon is voor de werknemers. Ook gaan de kosten niet ten laste van de vrije ruimte van de WKR.
Enkel voor een maaltijd moet je een normbedrag van € 3,90 (2024) aanmerken als loon. Dit bedrag kan ook als eindheffingsloon in de vrije ruimte worden ondergebracht.
Voor de inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting vallen (een deel van) de kosten onder de beperkt aftrekbare kosten. De btw is aftrekbaar als voorbelasting zolang er enkel werknemers aanwezig zijn en de kosten per werknemer niet hoger zijn dan € 227.
Personeelsbijeenkomst op externe locatie
Wanneer de personeelsbijeenkomst op een externe locatie wordt gehouden is er geen gerichte vrijstelling of nihilwaardering. Hierdoor worden alle kosten voor de werknemer aangemerkt als loon. Het gaat daarbij om de kosten inclusief btw. Deze kosten moeten als eindheffingsloon worden aangewezen en gaan ten laste van de vrije ruimte.
Voor inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting en btw is er geen verschil ten opzichte van een personeelsfeest op de werkplek.
Personeelsbijeenkomst met inhoud
Het organiseren van een personeelsbijeenkomst buiten de deur betekent niet per definitie dat alle kosten als loon moeten worden gezien. Wanneer je kunt aantonen dat het zakelijk karakter overheerst vallen de kosten onder de gerichte vrijstelling. Een verdeling naar rato van zakelijkheid versus consumptief is ook hier mogelijk.
Wanneer een deel van de personeelsbijeenkomst wordt gebruikt voor studie of een strategiebespreking, vallen deze kosten onder de vrijstelling voor cursussen en congressen. Andere activiteiten die zien op ontspanning, zoals karten, een kookworkshop of een escaperoom, vormen wel belast loon voor de werknemers. Deze kosten komen ten laste van de vrije ruimte.
Maak bij de organisatie van de eerstvolgende personeelsbijeenkomst optimaal gebruik van de mogelijkheden. Heb je een vraag over dit onderwerp of de WKR in het algemeen? Aarzel niet en neem contact met ons op via 0187-760010.