De WKR is een fiscale regeling die het voor werkgevers mogelijk maakt om bepaalde vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers belastingvrij te geven. Denk hierbij aan een kerstpakket, een fiets van de zaak of een bedrijfsuitje.  

Binnen de WKR heb je een vrije ruimte waarin je belastingvrij je werknemers een vergoeding of verstrekking kunt doen. De vrije ruimte is een percentage van de fiscale loonsom van de onderneming. Alles wat je boven deze vrije ruimte vergoedt of verstrekt, wordt belast met een eindheffing van 80%.

Hoe groot is de vrije ruimte?

In 2024 bedraagt de vrije ruimte 1,92% van de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom en 1,18% over het bedrag daarboven. Voor je beeldvorming geven we twee voorbeelden: bij een loonsom van € 300.000 bedraagt de vrije ruimte € 5.760. Bij een loonsom van € 500.000 bedraagt de vrije ruimte 8.860.

Welke kosten vallen onder de vrije ruimte?

Als werkgever kun je de vrije ruimte gebruiken voor alle gebruikelijke vergoedingen en verstrekkingen aan een werknemer. De bekende voorbeelden zijn personeelsfeestjes, kerstpakketten, fitnessabonnementen, een fiets of bonus. Tot een bedrag van € 2.400 is een vergoeding of bonus per definitie niet ongebruikelijk.

Moet alles uit de vrije ruimte worden betaald?

Niet alle vergoedingen en verstrekkingen behoeven uit de vrije ruimte te worden betaald. De volgende vergoedingen en verstrekkingen hebben geen gevolgen voor de loonbelasting:

  • Nihilwaarderingen: Bepaalde voorzieningen worden voor de loonbelasting op nihil gewaardeerd en gaan daardoor niet ten koste van de vrije ruimte. Denk aan werkkleding, consumpties (geen maaltijd) voorzieningen op de werkplek, zoals een bureau of stoel, geldt dat deze niet ten koste gaan van de vrije ruimte.
  • Gerichte vrijstellingen: Voor bepaalde vergoedingen en verstrekkingen geldt een vrijstelling voor de loonbelasting. De meest gebruikte vrijstellingen zijn de reiskostenvergoeding tot € 0,23 per kilometer (2024/2025), maaltijden bij overwerk en opleidingskosten.
  • Intermediaire kosten: Als een werknemer kosten voorschiet voor de werkgever en die kosten declareert, gaat dit niet ten laste van de vrije ruimte. Denk aan brandstofkosten en parkeerkosten voor een zakelijke reis of kosten van een zakelijke lunch.

Waar moet ik verder op letten?

Bij de WKR gaat het om de kosten inclusief btw. Let daar goed op, want overschrijding van de vrije ruimte kost je 80% eindheffing.

Bijeenkomsten met een zakelijke insteek zoals een presentatie of vergadering vallen niet onder de WKR. Door een zakelijke activiteit te koppelen aan de bijeenkomst behoef je (een deel van) de kosten niet onder te brengen in de vrije ruimte.

Overweeg de locatie van een personeelsbijeenkomst. Een personeelsbijeenkomst op de werkplek wordt namelijk altijd op nihil gewaardeerd. Enkel voor maaltijden geldt een normbedrag van slechts € 3,90 (2024) per werknemer. Vindt de bijeenkomst plaats op een externe locatie, dan valt de gehele factuur inclusief btw in de vrije ruimte.

Heb jij een vraag over een specifieke situatie binnen jouw bedrijf en de WKR? Onze adviseurs denken graag met je mee. Je kunt ons telefonisch bereiken op 0187-760010.