Vraag
Mijn personeel heeft voor het werk eigenlijk een leaseauto nodig, maar als werkgever kan ik me dat op dit moment niet veroorloven. Ik heb daarom gekozen voor een andere oplossing: ik betaal hen een meer dan gebruikelijke vergoeding voor het gebruik van hun privéauto. In plaats van 19 betaal ik 35 cent per kilometer. Ik ben bekend met het feit dat die vergoeding boven het toegestane fiscaalvrije bedrag ligt. Vandaar mijn, tweeledige, vraag: kan ik mijn werknemers die hogere vergoeding belastingvrij betalen waarbij dit valt onder de vrije ruimte van de werkkostenregeling en past dat binnen de gebruikelijkheidstoets?
Antwoord
Binnen de wet is een vergoeding van 19 cent belastingvrij per zakelijk verreden kilometer toegestaan. Geef je een hogere vergoeding dan wordt die in principe belast als loon. Het bedrag boven 19 cent, in jouw geval 16 cent per kilometer, kun je aanwijzen als eindheffingsloon en het is mogelijk om dat in de vrije ruimte onder te brengen. Voor je werknemers is de vergoeding belastingvrij en als werkgever kun je deze vergoeding als (loon)kosten in aftrek brengen op je bedrijfsresultaat. Er is één bezwaar: het heeft weliswaar geen gevolgen als je niet boven het maximum van de vrije ruimte van 1,2% van de fiscale loonsom gaat. Maar ga je over de 1,2% heen, dan wordt over de overschrijding 80% eindheffing geheven en die kun je niet verhalen op je werknemers. Je bent overigens over de overschrijding geen premies werknemersverzekering en de werkgeversheffing Zorgverzekeringswet verschuldigd.
Dan het tweede deel van je vraag. Bij het benutten van de vrije ruimte moet je rekening houden met de zogenaamde gebruikelijkheidstoets. Dat betekent dat je uitsluitend vergoedingen en verstrekkingen in die ruimte kunt onderbrengen als dat gebruikelijk is. Die gebruikelijkheid zit vooral in de omvang van de verstrekte vergoeding. Maar daarnaast wordt ook gekeken naar de vraag of de vergoeding in gelijke omstandigheden normaal gesproken toegestaan is, waarbij de werkgever de loonheffing voor zijn rekening neemt. Daarbij kan wel een marge gehanteerd worden. De vergoedingen en verstrekkingen kunnen tot 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. En dan doet zich de vraag voor of het in jouw branche usance is om een kilometervergoeding van 35 cent per zakelijke kilometer in de vrije ruimte onder te brengen. Dat is nu juist de reden waarom de meeste werkgevers kiezen voor de veilige, fiscaal toegestane, 19 cent vergoeding per kilometer.
Het is aan de belastingdienst om aan te tonen dat een vergoeding niet gebruikelijk is. Bij het benutten van de vrije ruimte bezigt de belastingdienst daarbij een vrije marge van 2.400 euro per werknemer per jaar. Een algemene kostenvergoeding tot dat bedrag vindt de belastingdienst gebruikelijk en als werkgever hoef je dat bedrag niet toe te lichten. Binnen die 2.400 euro is het mogelijk om per werknemer per jaar over 15.000 kilometer een vergoeding van 35 cent belastingvrij betalen. Nader gespecificeerd: 19 cent onder de gerichte vrijstelling en 16 cent in de vrije ruimte.
Neem contact op met ons als je vragen hebt over de toegestane maximale kilometervergoeding in combinatie met de werkkostenregeling.