zoutmedia

De Belastingdienst gaat in 2025 vaker controleren op zakelijke kosten binnen éénpersoons-BV’s. Dit zijn zowel holdings als werkmaatschappijen met één directeur-grootaandeelhouder (DGA). In dit blog leggen we uit waar je op moet letten en geven we vijf praktische tips voor een waterdichte administratie.

Aanleiding: aftrek van privékosten

In de afgelopen jaren heeft de Belastingdienst geconstateerd dat er vaak privékosten in de BV worden afgetrokken. Denk aan sport- en streamingsabonnementen, kosten voor onderhoud van de privéwoning, etc. Als de Belastingdienst dit ontdekt, volgt een correctie: je moet alsnog belasting betalen, inclusief rente, en riskeert een boete.

Hoe controleert de Belastingdienst?

De Belastingdienst kan controleren door een vragenbrief te sturen of door een boekenonderzoek te doen. Er is ook verschil in het onderwerp van de controle. Een controle kan gaan over een belastingaangifte, over alle belastingen in een bepaald jaar of over de zakelijkheid van de kosten.

Uit de praktijk blijkt dat de volgende zaken vaak worden gecontroleerd:

• De zakelijkheid van opgevoerde kosten, zoals kosten voor auto’s, telefoons, vakanties, kleding en representatie
• Bijtelling voor privégebruik van de fiets of auto
• Het gebruik van de rekening-courant van de DGA
• De hoogte van het DGA-salaris
• Geldstromen tussen holding en werkmaatschappij
• Ongebruikelijke transacties zonder duidelijke zakelijke grondslag
• Verantwoording van managementvergoedingen

Tips voor een goede administratie

Veel privékosten worden achteraf door de accountant in de rekening-courant verwerkt. Maar voorkomen is beter dan genezen. Daarom delen we vijf tips voor een goede administratie.

1. Zorg dat de facturen van zakelijke kosten aanwezig zijn in de administratie.
2. Gebruik niet de zakelijke rekening voor privéuitgaven.
3. Let op kosten met een gemengd karakter zoals representatiekosten en noteer waarom en met/voor wie je kosten hebt gemaakt voor relatiegeschenken en diners.
4. Pas bijtelling toe voor privégebruik van de auto of zorg voor een sluitende rittenregistratie.
5. Leg afspraken met de DGA, werkmaatschappij of derden schriftelijk vast in een overeenkomst.

Laat je goed informeren

Word je gecontroleerd of heb je twijfels over bepaalde kosten? Laat je dan vooraf goed adviseren. Een specialist weet precies wat jouw rechten en plichten zijn bij een controle.

Heb je een vraag over dit onderwerp of wil je door ons ontzorgd worden? Neem dan contact op via 0187-760010.

Bij de import van goederen van buiten de EU moet je bij de invoer de btw afdragen. Deze btw kan je als ondernemer pas bij de btw-aangifte terugvragen. Ondernemers moeten de btw feitelijk voorfinancieren. Dit levert een liquiditeitsnadeel op. Voor ondernemers die regelmatig goederen importeren van buiten de EU is er een oplossing: de vergunning artikel 23. In dit blog lees je wat de vergunning artikel 23 is en hoe deze werkt. 

Wat is een vergunning artikel 23?

Een vergunning artikel 23 is een document waarmee je de btw bij import mag verleggen naar je btw-aangifte. Dit betekent dat je de btw niet eerst uit eigen zak hoeft voor te schieten en later terugvraagt. Dit verbetert je cashflow en maakt het importproces een stuk soepeler.

De vergunning artikel 23 moet worden aangevraagd bij de Belastingdienst. Je kunt de vergunning aanvragen als je voldoet aan de volgende voorwaarden:

• Je bent ondernemer voor de btw
• Je importeert regelmatig goederen van buiten de EU
• Je doet per kwartaal of maand btw-aangifte
• Je voert een aparte administratie waaruit eenvoudig blijkt hoeveel btw je bij import moet betalen.

Als je gebruik maakt van de kleineondernemersregeling kom je niet in aanmerking voor de vergunning artikel 23.

Verwerking in de btw-aangifte

Het verleggen van de btw op invoer gebeurt in de btw-aangifte over de betreffende periode. De verschuldigde btw bij invoer moet je aangeven in rubriek 4a (inkopen vanuit landen buiten de EU). Vervolgens kan je dezelfde btw in rubriek 5b (voorbelasting) terugvragen. De verschuldigde btw op de ingevoerde goederen is per saldo nihil. Hierdoor hoef je geen btw te voorfinancieren.

Vragen

Ben je benieuwd of jij in aanmerking komt voor de vergunning artikel 23 of wil je hulp bij het aanvragen van deze vergunning? Neem contact op met één van onze adviseurs.

Nederland is een fietsland en ook het fietsplan wint aan populariteit. Het fietsplan stimuleert werkgevers en hun werknemers (óók dga’s) om vaker de fiets te pakken. In dit blog lees je alles over de regels en voordelen van het fietsplan. 

Afschrijven in vijf jaar

Als werkgever kun je een fiets kopen of leasen en deze ter beschikking stellen aan je werknemers. Bij aankoop blijft de fiets jouw eigendom en mag je deze in vijf jaar afschrijven.

Extra aftrekposten

Voor de aanschaf van een zakelijke fiets kun je gebruik maken van de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek. Je leest hier meer over investeren met belastingvoordeel.

Beperkte btw-aftrek

Gebruik je de fiets (ook) voor woon-werkverkeer? Dan is de btw-aftrek op de aanschaf beperkt tot maximaal € 130. Dit betekent dat je bij een fiets met een aanschafprijs boven de € 749 niet het volledige btw-bedrag kunt aftrekken.

Bijtelling voor privégebruik

De werknemer mag de fiets onbeperkt privé gebruiken en hoeft de fiets niet voor woon-werkverkeer te gebruiken. Voor het privégebruik van de fiets komt er een bijtelling op het bruto jaarsalaris. Deze bijtelling bedraagt 7% van de consumentenadviesprijs per jaar. De bijtelling is niet te voorkomen door een rittenadministratie bij te houden.

Wil je dat de fiets de werknemer niets kost? Breng het bedrag van de bijtelling dan onder in de werkkostenregeling.

Als de werknemer meebetaalt, mag zijn maandelijkse bijdrage in mindering worden gebracht op het bedrag van de bijtelling. Je mag niet meer aan eigen bijdrage aftrekken dan het bedrag van de bijtelling.

Geen onbelaste reiskostenvergoeding

Als een werknemer de fiets van de zaak gebruikt voor woon-werkverkeer of zakelijke ritten, kan er geen onbelaste reiskostenvergoeding meer worden betaald voor deze kilometers.  Voor ritten met de auto of het OV, kan wel een onbelaste reiskostenvergoeding worden betaald.

Conclusie

Wil jij als werkgever je werknemers – of jezelf als DGA – stimuleren om meer te bewegen? Overweeg dan een fiets van de zaak! Naast gezondheidsvoordelen biedt het fietsplan fiscale voordelen voor zowel werkgevers als werknemers met de afschrijvingsmogelijkheden, (beperkte) btw-aftrek en de lage bijtelling van 7%.

Heb je in 2024 geld betaald aan iemand die geen ondernemer is en ook niet bij jou in dienst is? Of heb je geld betaald aan personen die factureren zonder btw? Dan moet je deze betalingen vóór 1 februari 2025 doorgeven aan de Belastingdienst. Hoe dat werkt, hangt af van jouw situatie. Er zijn twee groepen: inhoudingsplichtige en niet-inhoudingsplichtige uitbetalers. Hieronder leggen we uit wat jij moet doen.

Inhoudingsplichtige uitbetaler

Heb je een loonheffingennummer en doe je aangifte loonheffingen? Dan ben je een inhoudingsplichtige uitbetaler. Ook als je bij de Belastingdienst bekend bent vanwege eerdere meldingen over uitbetaalde bedragen aan derden, hoor je bij deze groep.

Je bent verplicht de volgende gegevens aan te leveren:

• het bedrag dat je hebt betaald;
• de datum van betaling;
• de NAW-gegevens, geboortedatum en het BSN van de ontvanger.

Heb je deze gegevens nog niet compleet? Vraag ze dan op. Ook zonder uitnodiging van de Belastingdienst moet je deze informatie aanleveren.

Niet-inhoudingsplichtige uitbetaler

Heb je géén loonheffingennummer? Dan ben je een niet-inhoudingsplichtige uitbetaler. In dit geval hoef je alleen gegevens door te geven als de Belastingdienst je daar specifiek om vraagt.

Wat je moet aanleveren:

• het bedrag dat je hebt betaald;
• de datum van betaling;
• de NAW-gegevens en geboortedatum van de ontvanger

Let op: als niet-inhoudingsplichtige mag je geen BSN van de ontvanger vastleggen of doorgeven.

Heb je vragen? Onze adviseurs helpen je graag!

Het gebruik van een fiets van de zaak wordt steeds populairder. Met de fiets naar het werk is gezond, milieuvriendelijk en in drukke steden ook gemakkelijk. Maar hoe zit het eigenlijk met de fiscale aspecten van een fiets van de zaak? In dit blog leggen we uit wat de regels en voordelen zijn voor ondernemers. 

Als ondernemer kun je er namelijk voor kiezen om een fiets aan te schaffen binnen je onderneming als je deze voor minimaal 10% zakelijk gebruikt. Het gaat daarbij om woon-werkverkeer en zakelijke afspraken.

Alle kosten zijn aftrekbaar 

Wanneer je de fiets binnen je onderneming aanschaft, zijn alle kosten aftrekbaar als zakelijke kosten. Naast de aanschafkosten van de fiets zijn ook de kosten van accessoires aftrekbaar. Ook de onderhouds- en reparatiekosten en de verzekeringspremie voor de fiets zijn zakelijk aftrekbaar. Ten slotte heb je de extra afschrijvingskosten. Je mag de fiets afschrijven in 5 jaar.  

Extra aftrekposten

Voor de aanschaf van een zakelijke fiets kun je gebruik maken van de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek. Je leest hier meer over investeren met belastingvoordeel. Koop je een elektrische bakfiets of cargobike? Dan kun je onder voorwaarden 36% milieu-investeringsaftrek krijgen en in één keer 75% van het aanschafbedrag willekeurig afschrijven. Deze aftrekposten mogen worden gecombineerd met de kleinschaligheidsaftrek.

Bijtelling voor privégebruik 

Gebruik je de fiets ook privé? Dan geldt er een bijtelling van 7% van de consumentenadviesprijs per jaar. Dit bedrag wordt gezien als privéonttrekking en verhoogt de belastbare winst van de onderneming.

Het bedrag van de bijtelling is nooit hoger dan de totale kosten (inclusief afschrijving) van de fiets in het jaar. Zijn de totale kosten lager? Dan mag je dat bedrag als bijtelling opgeven.

Btw

Ben je een btw-plichtige ondernemer? Dan mag je de btw op alle kosten terugvragen bij je btw-aangifte. Aan het eind van het jaar moet een btw-correctie worden gemaakt voor het privégebruik van de fiets. Dit percentage wordt vaak geschat op basis van het werkelijke gebruik.  

Conclusie

Gebruik jij je fiets binnen je onderneming en wil je een nieuwe fiets aanschaffen? Of ben je van plan om een fiets binnen de onderneming te gebruiken? Overweeg de fiets binnen de onderneming aan te schaffen. Dan zijn alle kosten van de fiets aftrekbaar voor de inkomstenbelasting. Voor het privégebruik geldt een beperkte correctie van 7% óf de werkelijke kosten als die lager zijn.

Neem altijd contact op met een accountant of belastingadviseur als je een elektrische bakfiets of cargobike op de zaak wilt aanschaffen. Zo loop je nooit de extra aftrekposten mis!