Veel ondernemers worstelen met de vraag: “Hoe kan ik op een eenvoudige manier goed inzicht krijgen in het reilen en zeilen van mijn onderneming?” Een dashboard met financiële cijfers kan de oplossing zijn, maar zijn alleen de financiële cijfers voldoende om te streven naar een beter resultaat?

Hoe presteert jouw onderneming op dit moment?

Bij de inrichting van een dashboard is een veelgemaakte fout dat de KPI (kritieke prestatie-indicator of key performance indicator) aangeeft hoe jouw onderneming op een bepaald gebied presteert, maar zich slechts beperkt tot financiële indicatoren. Te denken valt aan de liquiditeit, solvabiliteit, werkkapitaal of rentabiliteit. Jouw onderneming bevat echter alle aspecten van de bedrijfsvoering en daarom zou er ook op alle aspecten gemeten moeten worden.

Hoe kun je dat doen?

1.Denk goed na over jouw ambities en stel strategische meerjaren doelen
Voer een nulmeting uit en beoordeel deze aan de hand van enkele vragen:

  • Wat wil ik de komende periode bereiken met mijn onderneming?
  • Hoe gaan we dit doel realiseren?
  • Wat is het maximale resultaat dat we kunnen behalen? (Houd ook rekening met beperkingen zoals corona gevolgen en energiecrisis.)
  • Ga eens kritisch door het grootboek. Wat zijn de minimale kosten binnen de huidige werkwijze? Zijn er kosten die onnodig zijn of uitgesteld kunnen worden?
  • Gaat het goed? Of kan het beter?
  • Welk inkomen wil je ‘verdienen’ in 2023? Denk niet alleen vanuit omzet -/- kosten = winst, maar vanuit winst + kosten = omzet.
  • Wie of wat heb je hierbij nodig?

2. Het strategische doel vertalen naar een jaarbudget
Na de nulmeting is het tijd om een begroting voor komend jaar vast te stellen. Je wilt wellicht het brutomarge verbeteren of het netto rendement verhogen en koppelt hier een doel aan voor 2023. De processen om dit doel te bereiken zijn ook belangrijk, wees daar kritisch op. Geef duidelijke instructies aan je personeel en betrek ze bij de gestelde doelen. Pas prijzen eventueel aan en kijk kritisch naar het inkoopbeleid.

3. Bepaal 5 KPI’s
Bepaal ongeveer 5 KPI’s die relevant zijn om te meten of iets wel of niet goed gaat. Denk bijvoorbeeld aan de brutomarge per productgroep, per onderdeel of denk aan alternatieve omzetstromen (omzet per m2, per unit, per klant). Een KPI kan ook gaan over het verhogen van de arbeidsproductiviteit. Denk daarbij ook aan de bezettingsgraad t.o.v. de capaciteit.

4. KPI’s die meetbaar zijn
KPI’s bepalen is goed. Houd bij het bepalen van KPI’s in de gaten dat de output zonder al te veel moeite meetbaar moet zijn en opgenomen kan worden in een dashboard. Dan heb je namelijk direct inzicht in brutomarge, inkoopbeleid of weet je welke medewerker de meeste omzet scoort.

5. Wat beïnvloedt jouw cijfers?
Is het duidelijk welke externe invloeden jouw onderneming beïnvloeden? En waar lopen je resultaten achter t.o.v. de gestelde doelen? Wellicht is het goed om je te richten op gebieden waar nog ruimte voor verbetering is. Dan kun je jouw doel misschien wel overtreffen. Maar betrek de nieuwe en externe invloeden wel in het opstellen van nieuwe verwachtingen en aanpassingen op korte termijn. Sturen en bijsturen is essentieel.
Wij adviseren u eveneens om de werknemers te betrekken in dit proces.

Koppelingen

Het inrichten van een dashboard dat alle bovenstaande informatie omvat, vraagt om een koppeling met je operationele systeem. Denk hierbij aan personeelsadministratie, logistieke/voorraad systemen, online informatie, CRM systeem en externe bronnen. Een dashboard ontwikkelen vergt het nodige denkwerk en budget, maar het is de moeite waard als je daarmee je doelstellingen behaald.
Bij KIBO werken we al jaren met dashboards die verder gaan dan alleen de financiële data. Heb je vragen over bovenstaande neem contact op met je relatiebeheerder van KIBO.